L'archivage est l'action de mettre en archive, d'archiver. Employé surtout à l'origine pour les seuls documents électroniques, comme un synonyme de "stockage" ou de "sauvegarde", il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer "conservation".

Il convient de bien dissocier l'archivage et la conservation :

    1. du stockage, qui s'apparente aux actions, outils et méthodes permettant d'entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur des contenus ;

    2. de la sauvegarde, qui peut être définie comme étant l'ensemble des actions, outils et méthodes destinés à dupliquer des contenus électroniques d'origine dans un but sécuritaire pour éviter leur perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont enregistrés (dans le cas de plans de reprise d'activité ou de continuité d'activité - PRA/PCA). Le contenu sauvegardé n'est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la sauvegarde est fonction de sa périodicité et porte le plus souvent sur du court terme.

Ce terme est utilisé en informatique pour la réunion en un seul fichier de nombreux autres fichiers. Ce fichier d'archive se prête à la mise à jour, au stockage ou au transfert par réseau.

L'archivage peut être simple (format tar, par exemple), ou bien combiné avec du compactage (tar.gz, tar.bz2, zip, rar, ace etc.)

Pour une archive informatique de longue durée, il est important de s'assurer autant que possible de l'indépendance de l'information par rapport à son format : par exemple pour des données archivées pour 20 ans, il est préférable de stocker l'information sous forme de texte, plutôt que dans un format natif pour lequel le programme associé risque de ne plus être disponible, ou dont le système d'exploitation ne sera plus opérationnel.

L'archivage de courriers électroniques ou mails

L'archivage des courriers électroniques répond à différents besoins émanant tant des directions informatiques, interlocuteur clé dans la majeure partie des projets actuels, mais également des directions métiers.

Trois formes d'archivage pour les courriers électroniques sont mises en avant par plus d'une organisation sur deux. L'archivage le plus couramment constaté dans les organisations aujourd'hui peut être qualifié d'archivage « économique » et répond à des problématiques de gestion et de réduction des coûts induits par l'augmentation incessante des courriers électroniques qui génère des coûts de stockage importants et un engorgement des messageries, à des enjeux de recherche des courriers électroniques, de gains de productivité. De tels projets d'archivage sont souvent à l'initiative des directions informatiques et peuvent par la suite donner lieu à des projets d'archivage différents de la part d'autres directions au sein de l'organisation. Les deux autres formes d'archivage, davantage envisagées par les organisations que réellement déployées en ce début 2009, s'assimilent à l'archivage « réglementaire » et l'archivage « probatoire ». Assez proches l'une de l'autre, elles se différencient néanmoins par le caractère contraint de la première : l'existence d'un certain nombre de lois et de réglementations (telles que SOX, Bâle 2, etc.) oblige certaines entreprises à conserver des courriers électroniques et pièces jointes précisément identifiés (factures, fiches de paie, etc.) en cas de contrôle externe. Les directions métiers concernées (DAF, DRH, vente, etc.) sont de plus en plus demandeuses d'un tel archivage. Dans le cas de l'archivage qualifié de « probatoire », l'organisation se place davantage dans une position préventive et souhaite mettre en place les outils lui permettant en cas de litige de pouvoir identifier les pièces pour les dossiers et de pouvoir les utiliser à titre de preuve. De tels projets d'archivage sont le plus souvent entre les mains des directions juridiques.