La conversion de données est le processus permettant de transformer une donnée pour la rendre utilisable dans une autre plate-forme ou une autre application

Des problèmes de conversion se posent souvent quand il s’agit de mettre à jour des systèmes en utilisant les produits de différentes entreprises. De nombreux logiciels comprennent des programmes qui convertissent en leur propre format des données stockées par un autre programme, mais ceci ne concerne habituellement que les logiciels les plus répandus.

Il y a un certain nombre de stratégies qui peuvent réduire au minimum les problèmes de la conversion de données :

•         • Sauvegarder régulièrement les données dans un format standard non protégé, tel qu’ASCII (format standardisé pour l’échange de l’information);


•         • Mettre à jour les logiciels régulièrement pour s’assurer non seulement qu’ils sont conformes aux normes courantes, mais que les données peuvent être automatiquement converties en formats plus nouveaux;


•         • Utiliser des formats de données standardisés entre applications;


•         • Conserver une documentation sur la collecte de données, les pratiques de stockage et l’archivage;


•         • Marquer clairement les données archivées, de sorte qu’elles puissent être identifiées à l’avenir;


•         • Veiller à ce que les données soient conservées au moyen d’un support de stockage courant, de sorte qu’elles puissent être lues par la suite. À mesure que des dispositifs de stockage de données nouveaux et plus efficaces sont conçus, les anciens dispositifs cessent souvent d’être soutenus par la technologie courante. C’est le cas de divers types de bandes magnétiques qui étaient jadis largement répandues pour stocker les données. En conséquence, plusieurs institutions ne peuvent plus accéder à des données importantes;


•         • Veiller à ce que les systèmes d’exploitation des ordinateurs soient capables de partager les données avec les nouveaux systèmes d’exploitation, puisque les données stockées en utilisant un système d’exploitation obsolescent peuvent être irrécupérables;


•         • Assurer les moyens de convertir les données stockées dans un système qui va être remplacé par un nouveau. Il faut tenir compte non seulement du support de stockage, mais également du matériel et du logiciel qui permettent la manipulation des données;


•         • Conserver des copies papier des données cruciales de sorte qu’en dernier ressort, il soit possible de les convertir en les saisissant de nouveau ou par lecture optique de la copie papier.